Stella V3.0

光映科技 (Stella) 新世代業務管理與訂單追蹤系統
初期需求訪談、實務場景與雙向共識討論書v3.0

【前言】

「各位夥伴大家好，過去我們用 Excel 創造了非常亮眼的銷售成績。今天我們要把過去分散在每個人電腦裡的 Excel、重複填寫的 10 項報備、EUC、報價單，以及跟台北總公司行政人員的往返確認，全數整合成一套『前線作戰專用系統』。今天每個功能我會以不同使用者視角來說明設計方式，並提供幾種做法讓大家與經理選擇，散會後我會根據大家確認的規格提出最合適的報價。」

系統模組架構順序 (定稿)

全域流向圖 (4+4 包含隱藏交辦中樞機制)

1

使用者帳戶與登入資安管理系統

(User & Security)

2

業務行為與日常任務管理系統

(Sales Activity & Tasks)

3

潛在客戶指派業務與日誌資料管理

(Lead Intake & Activity)

4

銷售前設備選配庫管理

(Product Catalog & CPQ Configurator)

隱

全域任務交辦系統

(Task Assignment 中樞引擎)

5

客戶關係與商機管理模組

(CRM - 10項報備/EUC/STELLA報價單/招投標)

6

訂單與台北總公司交接管理

(Order & Admin Handoff - 終點下單德國)

7

售後設備生命週期與交機追蹤

(Equipment Lifecycle - 起點 HIMT NO. 至 SAT 驗收)

1

使用者帳號與登入資安 (User & Security)

登入驗證
設備記錄與防禦
各角色專屬操作介面

【功能作用說明】

模組一是整套系統的安全大門。考慮到大家經常往返台灣與大陸出差，我們需要一個在大陸網路環境下順暢、安全，且不用每次繁瑣輸入長密碼的登入方式。同時，這套系統會依據大家的職責區分專屬畫面，讓業務專注在自己的客戶，台北端也能精準交接。以下針對登入方式、使用體驗與權限範圍，向大家提出幾種方案與問題共同討論。

1. 核心角色職責與畫面分工確認

所有系統帳號均由分公司經理統一建立與管理，登入後系統自動切換對應功能：

  • 分公司經理： 掌握全域營運視角，可檢視全公司所有業務名下的客戶、拜訪日誌、商機進度與設備交付狀態。
  • 業務同仁： 擁有專屬工作台，專注管理自己負責的客戶、拜訪行程、成單合約與機台到貨提醒，保護個人開發隱私。
  • 台北行政 (Sharon)： 專屬「成單交接專區」，僅在商機成交後介入，檢視開立 PI 與向德國原廠下單所需之必要文件（EUC、合約等），不干擾前線業務拜訪。
  • 台北主管： 專屬管理視野（具體檢視深度於下方問題討論定案）。

最後提一下，所有帳號均是代表曾經任職過該職位的真實人員，假如有職位異動則再創立新帳號，舊有的帳號應該盡量離職就停權，新到職就創立新帳號，這樣可以最大確保當初寫入資料者的正確性。

2. 登入方式與系統功能決策清單 (影響開發複雜度與時長)

【功能項目 1】兩岸跨境登入與驗證方式選擇 情境說明：業務在大陸出差時，Google/LINE 等登入方式因網路環境無法使用。業務希望能極簡、免除繁瑣輸入密碼的流程。
方案清單 運作模式說明 實務特點與開發時長評估 會議決策勾選
方案 A：標準帳號密碼 + 圖形驗證碼 使用者輸入帳號、密碼與動態圖形驗證碼登入系統。
  • 開發時長較短：架構標準成熟，無第三方平台串接風險。
  • 使用者每次需手動輸入密碼。
 □ 採用
方案 B：企業通訊平台授權一鍵登入 (釘釘 / 飛書) 串接公司現有或註冊之「釘釘」或「飛書」，手機或電腦點擊「授權登入」免輸入密碼直接進入系統。
  • 開發時長較長：需申請平台開發者權限並串接 OAuth 授權與 Token 機制。
  • 使用體驗極佳：兩岸連線穩定，完全免除記密碼負擔。
 □ 採用
(指定：□釘釘 □飛書)
方案 C：雙軌手機簡訊驗證碼 (SMS) 輸入手機號碼，獲取 6 位數簡訊驗證碼登入（支援台灣與大陸門號）。
  • 開發時長中等：需串接簡訊發送 API (如阿里雲 SMS)。
  • 免密碼，但每次登入發送簡訊會產生第三方服務費。
 □ 採用
【功能項目 2】多裝置登入與安全連線策略 情境說明：業務外出時常用手機打卡/查看進度，回辦公室則使用筆記型電腦操作。
方案清單 運作模式說明 實務特點與開發時長評估 會議決策勾選
方案 A：允許多端同時在線 (預設模式) 同一帳號可同時在手機與電腦保持登入狀態，不互相干擾。
  • 開發時長較短：最貼合業務外出與辦公室無縫切換的作業習慣。
 □ 採用
方案 B：單一設備強制作廢 (互踢機制) 當帳號在「手機」登入時，系統會自動將「電腦端」強制登出，同一時間僅限一台設備操作。
  • 開發時長較長：需建置即時 WebSocket 或 Token 廣播失效機制。
  • 防盜用與防帳號私下共用之高資安模式。
 □ 採用

【現場提問 3】登入設備類型與連線 IP 紀錄

「為確保商業機密安全並在資料發生異常變更時能釐清責任，系統背景是否需要自動記錄每一次登入時的『時間、連線 IP、裝置類型（iPhone/Android/PC）與瀏覽器』？還是只需記錄最後一次登入時間即可？」

□完整保留：每次登入皆在資料庫記錄設備軌跡日誌，供主管在後台查閱安全歷程。
□簡易記錄：僅在使用者主檔記錄「最後登入時間」，不留存歷史連線軌跡。

【現場提問 4】台北主管帳號的系統資料視野

「未來配發給台北總公司主管的帳號登入系統時，主管需要看到的資料深度為何？」

□選項 A (高階統計視野)：僅查看整體銷售總額、各階段成單金額統計報表、出貨總覽，不穿透查看業務個人的前線拜訪日誌與客戶互動明細。
□選項 B (全域穿透視野)：擁有與新竹分公司經理完全相同的全域視野，可隨時查看所有前線拜訪日誌、內部會議、潛在客戶與所有技術細節。
□選項 C (客製化限定視野)：可查看已成單的專案總表與設備進度，但隱藏未成單前的商機拜訪過程。
2

業務日常行為與任務管理 (Sales Activity & Tasks)

手機行動打卡
填寫拜訪日誌/會議
待辦任務中心(與模組八連動)

【功能作用說明】

模組二是每位業務同仁每天最核心的『作戰行事曆與任務中心』。過去大家跑外勤、見客戶，回辦公室還要翻記事本補 Excel 日報，非常耗時。 在新系統中，業務一到職登入，第一件事就是完善自己的個人資訊，隨後就能在手機上『一鍵打卡快速選客戶』記錄拜訪。同時，內部的週會決議可以直接轉成待辦事項，清楚設定誰負責、何時要回覆，系統會自動在首頁提醒大家，不用擔心遺漏重要交辦。 以下針對業務資料、日誌輸入入口、會議紀錄與任務指派權限，向大家逐一說明並確認做法。」

1. 業務使用視角與作業動線確認

  • 新進到職首次登入： 業務取得帳號登入後，系統自動彈出「個人資料填寫引導」，填妥中英文姓名、所屬區域、公務電話與通訊軟體後啟用系統完整權限。或是由業務填寫完資料讓經理審核開通帳號也可以。
  • 視野邊界嚴格保護： 業務在工作台只能看到自己名下負責的潛在客戶、正式客戶，以及自己成交客戶的設備進度，確保個人開發成果受到保護。跟案業務可以討論一下。
  • 行動拜訪打卡： 外出拜訪時，手機點擊「打卡」，系統自動比對並列出「您附近的客戶名單」，點擊客戶即可快速寫下訪談重點，省去打字時間。
  • 會議與待辦工作台： 參加週會或月會時，會議決議直接拆解成 Task 指派給業務，設定預計回覆日，業務登入系統首頁即能清晰掌握今日該做什麼。

2. 現場業務決策清單 (影響開發複雜度與時長)

【功能項目 1】拜訪日誌的輸入入口與關聯方式 情境說明：業務與客戶接觸後需要記錄內容，目前系統有「潛在/正式客戶庫」，日誌該在哪裡輸入？
方案清單 運作模式說明 實務特點與開發時長評估 會議決策勾選
方案 A：統一由「業務日常模組」集中輸入 業務點擊「新增日誌」，以 GPS 定位或關鍵字搜尋客戶，系統自動辨識並關聯回該客戶主頁。
  • 開發時長較短：作業動線單一，業務無需切換模組，外出手機操作最直覺。
 □ 採用
方案 B：雙向分散入口 (模組內直接填寫) 除了方案 A 的獨立入口外，在「潛在客戶頁」或「正式客戶頁」也能直接點擊「新增日誌」彈窗填寫。
  • 開發時長中等：需在各客戶模組中嵌入日誌快速填寫元件，操作彈性更高。
 □ 採用
【功能項目 2】內部會議紀錄格式與自訂彈性 情境說明：記錄每週日報、週會、月會及跨部門專案會議的內容與結論。（P.S. 評估導入 AI 輔助）
方案清單 運作模式說明 實務特點與開發時長評估 會議決策勾選
方案 A：固定標準公版格式 (建議模式) 由系統內建通用的標準會議版型（會議類型、主持人、出席人員、議題、決議內容）。
  • 開發時長較短：介面乾淨好上手，完全滿足日常會議與週報紀錄需求。
 □ 採用
方案 B：動態表單產生器 (自由增減欄位) 提供後台管理介面，讓主管可隨時「自訂拖曳」新增或刪除會議欄位。
  • 開發時長較長：需開發動態 Schema 表單引擎與版本相容機制。
 □ 採用

3. 現場關鍵問題與規則確認 (現場逐項討論勾選)

【現場提問 1】事後補登拜訪日誌的「時限與防呆規則」

「系統完全支援業務『事後補登』拜訪日誌（系統會自動分離並記錄『實際拜訪日』與『系統寫入日』兩筆時間）。請問是否需要設定補登時限？」

□選項 A (不設限制)：隨時皆可補寫，只要有完成紀錄即可。
□選項 B (寬限期鎖定)：實際拜訪後需在 3 天內 (或當週日前) 補登完畢，逾期則需主管權限解鎖。

【現場提問 2】會議紀錄與拜訪日誌的「隱私權限視野」

「業務同仁填寫的日常拜訪日誌與內部會議紀錄，預設的公開範圍為何？」

□選項 A (全公司公開透明)：所有業務互相可見，作為案件經營與經驗傳承。
□選項 B (嚴格個人保密)：僅『填寫業務本人、被標註參與人與分公司主管』可見，其他同仁無法查看。
□選項 C (手動彈性授權)：建立時由填寫人手動勾選『公開 / 私密』。

【現場提問 3】會議決議事項與任務指派的「派工權限」 (核心重要)

「會議中產生的決議與交辦事項，系統支援指派給指定業務並設定完成時限。請問在權限上，公司希望如何規範？」

□選項 A (僅主管具派工權限 - 嚴格 Order 模式)：只有『分公司主管/主持人』能向業務下達任務與設定驗收時限；業務之間不可相互派工。
□選項 B (同儕協同互派模式)：所有業務同仁皆可因專案需要，互相指派協同任務或提醒事項。
□選項 C (不需要任務指派功能)：會議僅作純文字紀錄與存檔，不抽取出待辦任務引擎。

【現場提問 4】任務到期與逾期警示的「通知渠道」

「當交辦任務即將到期或逾期未回覆時，系統需要透過哪些方式提醒業務？」

□選項 A (系統首頁紅燈警示)：登入系統首頁時，以儀表板紅燈與待辦清單呈現。
□選項 B (首頁紅燈 + 通訊軟體即時推播)：首頁顯示，並連動釘釘 / 飛書 / Email 自動發送即時提醒訊息。
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潛在客戶指派業務與日誌資料管理 (Lead Intake & Activity)

陌生進件
跟催排程
轉入正式 CRM

【功能作用說明】

模組三是我們整個銷售漏斗的最前線——專門管理『尚未進入 10 項報備與正式報價前』的各類陌生詢價信、電話來電與展會名片。 過去大家收到詢價，往往記錄在各自的 Excel 備忘錄裡，容易發生指派不及時、或是過一陣子就忘記回訪的情況。 在新系統中，我們設計了『自動化任務閉環』：助理建檔時設定時限，主管首頁立刻收到派工提醒；主管指派給業務後，業務工作台馬上收到接觸任務；業務只要填寫日誌並選定下次拜訪時間，系統就會自動排定下一次的跟催鬧鐘，確保每個潛在商機都被緊密咬住！ 以下針對各項流程細節與擴充彈性，向大家說明並確認具體做法。

1. 潛在客戶作業動線說明

  • 陌生進件與國家/類別選擇： 助理或業務接獲詢價，快速建立公司、聯絡人、電話與感興趣的機型（如 MLA150）。系統提供「國家（台灣/大陸/其他）」與「類別（企業/科研/其他）」選項，未來開拓新市場也能隨時擴充。
  • 經理時限派工： 助理建檔時可勾選「急件」並設定幾天內需指派，經理登入首頁即可直接在待辦清單中一鍵指派給合適的業務同仁。
  • 業務初次接觸與評分： 業務收到任務通知後，透過電話、Email 或拜訪進行接觸，並在系統填寫訪談摘要、記錄異常（如三次未接） 與評定客戶成熟度（A/B/C/D 級）。
  • 下次跟催自動排程： 業務填寫完日誌，只要選定「下次聯繫日期」，系統自動在該業務的首頁戰情板生成跟催任務，不用擔心遺忘。
  • 永不刪除與一鍵轉正： 潛在客戶資料永不刪除；評估成熟後，點擊「一鍵轉正式客戶」，資料無縫拋轉至正式 CRM 模組（模組五），直接接續進行 10 項報備與 EUC 作業。

2. 現場業務決策清單 (影響開發複雜度與時長)

【功能項目 1】陌生進件派工與任務自動連動機制 情境說明：當助理建立陌生客戶資料後，系統如何驅動主管派工與業務跟進？
方案清單 運作模式說明 實務特點與開發時長評估 會議決策勾選
方案 A：任務自動閉環引擎 (建議標準模式) 助理建檔自動生成經理派工待辦 ➔ 經理指派後自動轉化為業務接觸待辦 ➔ 業務寫日誌自動結案並排定下次待辦。
  • 開發時長中等：完全自動化，無縫銜接助理、主管與業務，徹底防止漏單。
 □ 採用
方案 B：純清單標籤手動查詢模式 助理建檔標記「未指派」，經理自行進潛在客戶列表篩選並分派；業務自行進列表查看名下名單，無待辦任務通知。
  • 開發時長較短：僅做資料表 CRUD，無後台自動觸發與狀態機轉換機制。
 □ 採用
【功能項目 2】接觸日誌與下次拜訪排程模式 情境說明：業務填寫完拜訪/聯繫日誌後，系統如何管理下次追蹤時間？
方案清單 運作模式說明 實務特點與開發時長評估 會議決策勾選
方案 A：業務手動指定下次追蹤日 業務每次寫完日誌，由業務自行挑選下次具體聯繫日期，系統準時在首頁發出提醒。
  • 開發時長較短：彈性最高，符合業務依現場談判狀況動態調整的習慣。
 □ 採用
方案 B：依「追蹤等級」自動試算 + 手動微調 業務選定追蹤等級（如：每週、隔週、每月），系統自動計算下次建議日期，業務可微調並自動排入行事曆。
  • 開發時長中等：具備規則防呆，避免業務長期未設定跟催日期導致案件沉沒。
 □ 採用

3. 現場關鍵問題與規則確認 (現場逐項討論勾選)

【現場提問 1】主管派工時限與逾期警示標準

「助理建立陌生客戶後，系統預設的派工時限為：普通件 3 天、急件 1 天。請問若主管逾期未指派，系統除了首頁亮紅燈外，是否需要發送即時推播（如釘釘/飛書/Email）給經理？」

□選項 A：首頁紅燈警示即可。
□選項 B：首頁紅燈 + 即時推播通知主管。

【現場提問 2】未成單客戶的「回訪鬧鐘機制」

「對於長期評估中（如 B/C 級）或暫時無預算的潛在客戶，所有資料均永久保留。請問是否需要系統依據『追蹤等級（如每季/每半年）』，在時間到達時自動跳出待辦，提醒業務『該打電話回訪關心了』？」

□選項 A (自動定期喚醒)：需要，時間一到自動在業務首頁生成「定期回訪關懷」待辦任務。
□選項 B (手動被動查詢)：不需要自動提醒，由業務或主管定期篩選報表查看即可。

【現場提問 3】歷史 Excel 潛在客戶資料匯入需求

「目前手頭上累積的舊 Excel 陌生客戶清單（如附圖格式），預計如何導入新系統？」

□選項 A (公版標準匯入)：由系統提供空白標準 Excel 範本，業務將舊資料整理貼入後批次匯入系統。
□選項 B (客製歷史資料清洗轉換)：提供現有舊 Excel，由開發團隊撰寫專屬轉換腳本進行資料庫清洗導入。
4

銷售前設備選配庫管理 (Product Catalog & CPQ Configurator)

選擇主機型
智慧防呆勾選配件
供 CRM 套表報價使用

【功能作用說明】

模組四是整個報價系統的『大腦與規格庫』。過去大家在做 MLA150 或 DWL 報價時，常需要在舊 Excel 裡剪剪貼貼十幾項原廠代碼（如 ML375、ML405、MLBSA），很容易漏選或代碼拼錯。

在新系統中：
分類清楚、依序勾選： 所有機型與選配套件都經過標準化分類（光源、解析度、背面對齊、軟體等），業務只要按照習慣的順序打勾即可完成配置。
智慧防呆 (相依與互斥)： 某些套件有相依性（例如選了特定高解析度鏡頭，必須搭配 375nm 雷射光源），系統會自動提醒或幫忙勾選，避免報錯規格給原廠與客戶。
舊資料快速導入： 由於設備型錄屬於公開規格，我們會透過後台小工具，直接將大家現有 Excel 的所有機型與選配清單『一次整批匯入』，不用大家手動一筆一筆 key 單。

以下針對選配的顯示排序、防呆強度與匯入方式，向大家說明並確認具體需求。」

1. 現場核心決策清單 (影響開發複雜度與時長)

【功能項目 1】選配套件在業務端的「顯示排序與分類方式」 情境說明：當業務選擇 MLA150 後，畫面展開數十項選配時，業務希望如何呈現以便快速挑選？
方案清單 運作模式說明 實務特點與開發時長評估 會議決策勾選
方案 A：依功能分類分組 + 自訂排序 (推薦模式) 系統分為『光源模組』、『對齊系統』、『軟體功能』等區塊，且每個套件可由主管設定先後順序（最常用的排最上面）。
  • 開發時長中等：業務視角最直覺，能依照技術邏輯由上而下順暢勾選。
 □ 採用
方案 B：純平鋪單一清單 不做多層分類，所有選配依字母或原廠代碼單純平鋪條列。
  • 開發時長較短：畫面結構極簡，但套件多時需透過搜尋框搜尋。
 □ 採用
【功能項目 2】選配相依與互斥（防呆連動）深度 情境說明：某些選配套件在物理或原廠規範上不能共存（互斥），或必須同時購買（相依）。
方案清單 運作模式說明 實務特點與開發時長評估 會議決策勾選
方案 A：智慧規則防呆引擎 (自動連動勾選/禁用) 當勾選 A 套件時，系統自動將必選的 B 套件打勾；若選了互斥的 C 套件，系統跳出警告並阻止開單。
  • 開發時長中等：徹底杜絕業務報錯規格給德國原廠的行政風險。
 □ 採用
方案 B：純自由勾選 + 業務人工把關 系統不設強制連動規則，所有項目均由業務自由勾選，由業務依專業經驗自行確認相容性。
  • 開發時長較短：架構最單純，完全由前線業務自行把控。
 □ 採用

2. 現場關鍵問題確認 (現場逐項討論勾選)

【現場提問 1】現有設備型錄與選配資料的「初始建檔方式」

「目前光映代理的各機型（MLA150、DWL 系列等）及其所有選配代碼與中英文說明，現有已存在 Excel 檔案中。請問初始資料如何建置？」

□選項 A (Excel 批次快速轉入 - 推薦)：提供現有 Excel 檔案，由開發團隊使用小程式直接將所有機型、選配代碼、描述一次整批轉入系統庫。
□選項 B (後台手動逐筆建立)：由分公司主管或助理於系統上線後，在後台管理介面逐一新增機型與選配套件。
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客戶關係與商機管理模組 (CRM - 重點核心)

客戶主檔
資格合規審查
一鍵產出套表 (報價單)

【功能作用說明】

模組五是大家日常最頻繁使用的作戰核心。針對大家過去在處理報價與客戶資料時最關心的實務情境，我們建立了三大核心機制：

  • 原廠底價與對外報價『雙軌分離』： 德國原廠發來的 Proposal、原廠報價編號（Quotation No.）與底價，系統會依日期完整歸檔在該客戶名下，屬於內部專用機密；對外開立的 STELLA 報價單則獨立計算銷售金額，產出報價單時絕不會漏出原廠底價。
  • 無限次回購與多版本報價： 同一個客戶（如台積電或清大）無論買第二次、第三次，或同一專案開出不同配備組合（V1、V2、V3），系統都能依日期無限制新增，且支援『一鍵複製上次配置』，省去 90% 重複打字時間。
  • 合規審查與一鍵產出： 資格審查結果直接留存；勾選完機型選配後，系統直接一鍵產出『10 項報備』、『簡易 EUC』與『STELLA 報價單』。

以下針對客戶進件途徑、舊資料匯入、資格審查與報價單產出深度，向大家說明並確認具體做法。」

1. 現場核心問題討論與規則確認

【現場提問 1】客戶進件途徑：是否一律經過模組三 (潛在客戶)？

情境說明：有些客戶一通電話進來就非常精準、指名要買特定機型（例如老客戶介紹或急件）。

提問問題：「請問所有新客戶是否一律必須先在『模組三：潛在客戶庫』建檔並指派業務後再『一鍵轉正』？還是允許業務在『模組五』直接點擊『新增正式客戶』？」

□選項 A (嚴格單一漏斗 - 推薦管控制度)：所有新接觸一律先入模組三（確保有指派紀錄、時限與初期接觸日誌），確認推進時再一鍵轉入模組五。
□選項 B (雙軌並行 - 彈性模式)：允許業務在模組四直接新增正式客戶（但仍需通過全系統名稱/統編防撞單查重檢核）。

【現場提問 2】過去 30 年累積之「既有舊客戶資料」導入方式

情境說明：過去累積在各位業務電腦中的舊客戶 Excel 名單，如何一次性建立到新系統中？

提問問題：「針對現有的舊客戶名單，公司希望採取哪種方式建置到系統？」

□選項 A (標準公版 Excel 批次匯入)：由系統提供標準 Excel 欄位範本，業務將舊名單貼入後，一鍵整批匯入系統並自動綁定負責業務。
□選項 B (各業務逐一手動補登)：不進行整批匯入，由業務在有新採購或報價時，再逐一於系統手動建檔。
□選項 C (客製歷史資料庫代轉清洗)：提供現有舊 Excel，由工程團隊協助資料庫清洗與格式化轉換後匯入。
【現場提問 3】資格審查網站 (Compliance Check) 串接模式 情境說明：業務在報備前，需至官方網站核實資格。業務反映希望能簡化流程。
方案清單 運作模式說明 實務特點與開發時長評估 會議決策勾選
方案 A：系統內手動登記審查結果 業務依舊至原審查網站查詢，查完後在系統勾選『審查通過 / 受限』並填入查詢案號或上傳證明截圖。
  • 開發時長較短：架構穩定成熟，零外部 API 串接風險與維護成本。
 □ 採用
方案 B：外部資格審查 API 自動對接 在系統內點擊『發起審查』，系統背景透過官方 API (或爬蟲授權) 自動帶入統編/代碼查詢並自動回填審查結果。
  • 開發時長較長：需評估官方審查網站是否開放官方 API、授權機制與驗證碼阻擋問題。
 □ 採用
【現場提問 4】10 項報備、EUC 與 STELLA 報價單的套表自動化深度 情境說明：系統勾選完機型選配套件後，如何產出相關文件給德國原廠與客戶？
方案清單 運作模式說明 實務特點與開發時長評估 會議決策勾選
方案 A：一鍵套表自動匯出 (建議推薦模式) 業務在系統勾選機型選配後，點擊按鈕直接產出套好公司標準格式的 10 項報備 Excel、簡易 EUC Word 與 STELLA 報價單 Excel。
  • 開發時長中等：大幅節省業務重複複製貼上與排版時間，全公司格式完全統一標準化。
 □ 採用
方案 B：規格文字複製 + 線下自行套表 系統僅在畫面上組裝出英文規格 Description 文字段落供業務複製，業務自行開啟本機 Excel/Word 貼上調整。
  • 開發時長較短：僅做文字段落組裝，無後台套表樣板引擎開發工時。
 □ 採用

【現場提問 5】同一客戶回購時的「選配複製」功能需求

提問問題：「當老客戶進行第二次以上回購時（例如隔年再買一台 MLA150），業務在建立新報價時，是否需要『一鍵帶入上次購買選配』的快捷按鈕？」

□選項 A (具備一鍵複製功能)：需要，點擊可直接複製該客戶歷史任一筆報價配置，業務只需在畫面上勾選修改微調項目。
□選項 B (每次全新手動勾選)：不需要複製，每次回購皆由業務在乾淨的選配清單中重新勾選。
最後再討論一下客戶重疊的特殊情況，例如是否有同公司不同單位之客戶，或是同客戶不找負責業務的情況該如何處理?
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訂單與台北總公司交接管理 (Order & Admin Handoff)

業務一鍵拋轉文件
台北行政開 PI/下單
結案轉設備模組

【功能作用說明】

模組六是案件成交後，新竹業務部與台北總公司行政人員對接的『行政交接樞紐』。新竹端不碰金流，專門彙整成單文件交接，解決過去簽約或中標後用 Email 寄送合同、EUC，並在通訊軟體反覆確認『PI 開好了沒？』、『向德國下單了沒？』等容易漏信或進度不明的問題。

在新系統中：

  • 一鍵交接資訊包： 業務在系統勾選合約、EUC 與外貿實體（買方/代理/收貨人/最終用戶），點擊送出即完成交接。
  • 行政專屬作業區： 台北行政人員登入後只會看到需要處理的交接清單，開好 PI、下單德國後回填系統，系統自動發出通知並在業務工作台生成催收預付款待辦。
  • 無縫銜接設備模組： 台北確認向德國下單後，訂單模組即宣告結案，資料自動流向設備管理模組等待原廠排產。

以下針對台北行政的作業模式，以及哪些交接節點需要『強制變成業務待辦任務』，向大家提出具體方案進行確認。」

1. 現場核心決策清單 (影響開發複雜度與時長)

【功能項目 1】台北行政人員的系統操作與交接模式 情境說明：業務完成前置交接包後，台北行政人員如何接收並回饋處理進度？
方案清單 運作模式說明 實務特點與開發時長評估 會議決策勾選
方案 A：台北行政人員親自登入回填 (建議推薦模式) 台北行政人員配發限定帳號，登入專屬交接畫面查看文件，開立 PI 後上傳回填並勾選已下單德國，系統自動觸發後續流程。
  • 開發時長中等：完全消除 Email 與通訊軟體反覆溝通成本，責任清楚、進度完全透明。
 □ 採用
方案 B：新竹業務代為更新狀態 台北行政人員維持原樣（透過 Email/通訊軟體提供 PI 檔），由新竹業務收到通知後，進系統手動將狀態勾選為已開 PI / 已下單。
  • 開發時長較短：台北端完全不用學新系統，但業務仍需手動補登。
 □ 採用
【功能項目 2】文件存放與管理方式 (合約、EUC、PI) 情境說明：訂單交接過程中的關鍵文件如何存放於系統中？
方案清單 運作模式說明 實務特點與開發時長評估 會議決策勾選
方案 A：外部雲端硬碟連結 (URL Link 模式) 檔案存放於公司現有之 Google Drive / NAS，系統中僅填寫檔案連結網址。
  • 開發時長較短：架構極簡，零伺服器雲端硬碟與流量擴充成本。
 □ 採用
方案 B：系統內建檔案上傳與預覽 業務與台北行政直接在系統內點擊「上傳 PDF/Word」，系統直接提供線上預覽與下載。
  • 開發時長中等：需規劃雲端儲存空間 (S3/OSS)、檔案大小限制與安全性檢核。
 □ 採用

2. 現場關鍵問題確認：哪些交接節點需要轉化為「業務待辦任務」？ (重要討論)

提問問題：「在訂單交接過程中，當台北行政人員或業務完成某些動作時，除了發送即時通知（Email / 釘釘 / 飛書）外，哪些事項需要強制在業務個人的首頁工作台生成『待辦任務（需業務回覆或點擊完成）』？」
請與會經理與業務針對以下節點進行逐項確認勾選：

節點編號 觸發事件 / 節點名稱 業務實務動作說明 是否生成「業務待辦任務」？
T-1 業務送出交接包時 台北行政人員首頁生成待辦：「[待開PI] 請核對 XX專案 並開立預付款 PI」。
□必須生成待辦
□僅發送通知即可
T-2 台北完成開立 PI 時 業務首頁生成待辦：「[客戶通知] 台北已開立 PI (No. XXX)，請發信給客戶/外貿代理支付預付款」。
□必須生成待辦 (推薦)
□僅發送通知即可
T-3 台北確認下單德國原廠時 業務首頁生成待辦：「[進度追蹤] 台北已向原廠下單，請持續追蹤德國回傳 HIMT NO. 及出貨日」。
□必須生成待辦
□僅發送通知即可
T-4 科研單位：中標與保證金 取得中標通知後，業務首頁生成待辦：「[財務追蹤] 請向招標代理申請退回投標保證金並支付服務費」。
□必須生成待辦
□僅發送通知即可

【現場提問 3】台北總公司「正航 ERP」資料拋轉格式

提問問題：「為避免台北行政人員在正航 ERP 進行二次重複輸入，系統將支援匯出標準 Excel 匯入檔。請問台北端目前使用的是否為標準公版？是否能在開工前提供空白格式範本？」

□選項 A (標準公版匯出)：由台北行政人員提供現有正航 ERP 的標準 Excel 匯入空白格式，系統以此格式產出匯出檔。
□選項 B (暫不匯出)：初期維持台北端人工在 ERP key 單，本期暫不開發 ERP 專用格式匯出檔。
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售後設備生命週期與交機追蹤 (Equipment Lifecycle)

取得 HIMT NO.
出貨/款項節點追蹤
SAT 驗收結案
售後關懷鬧鐘

【功能作用說明】

模組七是我們整套系統的最後一哩路——『售後設備生命週期與交機追蹤』。 當台北總公司行政人員向德國原廠下單完成，並拿到 HIMT NO. (HIXXXX) 與預估出貨日後，案件就正式轉入本模組進行實體機台的交機追蹤。 雖然台北行政端會在正航 ERP 處理帳務與報關細節，但新竹業務端必須精準掌握機台動態來與客戶進行兩大關鍵互動：

  • 款項跟催與進度回報： 當原廠確定提貨、台北開出發貨款 PI 時，系統自動提醒業務『催收發貨款』；交機驗收後，提醒業務『催收尾款』，確保貨款安全落袋。
  • 售後關懷與二次商機雷達： 驗收完成簽署 SAT 後，這台機台永久存入客戶的設備資產庫。系統會自動設定『半年/一年關懷鬧鐘』，主動提醒業務打電話探詢客戶有沒有新實驗室預算、產線擴張或介紹新客戶，把老客戶變成源源不絕的回購來源！

以下針對未到貨前的追蹤節點、款項催收待辦，以及售後回訪頻率，向大家說明並確認具體做法。」

1. 現場核心決策清單 (影響開發複雜度與時長)

【功能項目 1】台北行政人員回報進度與「款項跟催待辦」連動機制 情境說明：台北行政人員在正航 ERP 處理完畢後，如何將進度同步給新竹業務？業務需要哪些催款提醒？
方案清單 運作模式說明 實務特點與開發時長評估 會議決策勾選
方案 A：關鍵節點自動生成「業務催款/關懷待辦」 (建議推薦模式) 台北行政在系統點擊『已確定提貨時間 / 已開立發貨款 PI』，系統自動在業務首頁生成待辦任務：「[催收發貨款] 請發信通知客戶支付發貨款」；SAT 驗收完成時，自動生成「[催收尾款] 待辦任務」。
  • 開發時長中等：業務完全不用自行記帳或追問台北，系統時間一到自動提醒，杜絕漏催款項。
 □ 採用
方案 B：純進度時間軸呈現 (被動查詢) 台北行政僅在系統更新日期與狀態，不主動生成業務待辦任務，由業務自行登入設備頁面查看進度。
  • 開發時長較短：無後台自動派工與任務狀態機連動機制。
 □ 採用
【功能項目 2】售後長效關懷鬧鐘與二次銷售雷達 (Secondary Sales) 情境說明：設備完成 SAT 現場驗收並結案後，系統如何協助業務進行長效關係維護與二次增購探詢？
方案清單 運作模式說明 實務特點與開發時長評估 會議決策勾選
方案 A：自動排定 3個月 / 6個月 / 1年 關懷任務 SAT 驗收結案當下，系統自動在業務行事曆排定3個月 / 半年 / 一年的回訪任務，提醒業務探詢「設備運作狀況、耗材需求、新年度產線擴建預算」。
  • 開發時長中等：將已安裝客戶轉化為商機雷達，業務回訪填寫有新需求可一鍵建立新商機。
 □ 採用
方案 B：人工手動設定下次提醒日 驗收結案後，由業務自行手動挑選下一次要關心客戶的日期。
  • 開發時長較短：完全由業務自主掌控，但若業務忘記設定則無系統提醒。
 □ 採用

2. 現場關鍵節點與待辦確認清單 (現場逐項討論勾選)

提問問題：「從向德國下單到最終交機驗收完成，中間有以下關鍵節點。請問哪些節點在發生時，需要系統強制生成業務的『待辦任務 (Action Item)』去跟客戶或同事聯絡？」
請與會經理與業務針對以下未到貨與交付節點進行確認勾選：

節點代號 節點事件名稱 實務作業與跨部門動作 MD 建議之系統行為 是否生成業務待辦任務？
E-01 取得 HIMT NO. 及預估出貨日 台北行政填入原廠編號與出貨排程。 設備履歷正式啟動。
□生成通知即可
□需生成業務待辦
E-02 BAFA 德國出口許可審核通過 台北回報 BAFA 已通過並附上許可證號。 觸發業務通報客戶進度。
□生成通知即可
□需生成業務待辦
E-03 科研單位：辦理科教用品免稅 外貿公司/中間商辦妥免稅證明。 記錄免稅單號與文件。
□生成通知即可
□需生成業務待辦
E-04 AE 工程師實驗室場勘 指派 Kevin/Willie 赴現場場勘水電氣環境。 上傳 MLA150 檢查表。
□生成 AE 場勘任務
□僅純記錄檢查表
E-05 原廠提貨時間確定 & 開立發貨款 PI 台北行政開出發貨款 PI 並通知業務。 【核心款項節點】
☑ 強制生成業務待辦：發信催收發貨款
E-06 清關文件備妥 & 貨代到貨通知 取得 Packing Detail，海關清關完成。 記錄班機/船期到港時間。
□生成通知即可
□需生成業務待辦
E-07 氣墊車派送 & 現場拆箱進機定位 專業氣墊車運送，搬運公司拆箱定位。 記錄進機日期與派車單。
□生成通知即可
□需生成現場待辦
E-08 海德堡工程師調機與培訓 原廠工程師進駐調試精度並培訓操作員。 記錄調機天數與培訓名單。
□生成通知即可
□需生成業務待辦
E-09 驗收會議 & 簽署 SAT 驗收報告 三方簽署 SAT 現場驗收報告。 上傳第一頁正本與掃描檔。
☑ 強制生成業務待辦：上傳 SAT 單據
E-10 發信催收尾款 & 結案 寄發尾款收款通知給用戶/外貿公司。 【核心款項節點】
☑ 強制生成業務待辦：發信催收尾款

【現場提問 3】售後回訪探詢二次商機的「預設週期頻率」

提問問題：「當機台完成 SAT 驗收並結案後，實務上經理與業務認為，系統設定多久一次的『自動關懷鬧鐘』最符合半導體與科研設備的拜訪節奏？」

□選項 A (標準三階段關懷 - 推薦)：交機後 滿 3 個月（關心機台調校適應狀況）➔ 滿 6 個月（探詢光阻/耗材使用量）➔ 滿 1 年（探詢新年度資本支出與擴充預算）。
□選項 B (固定半年週期)：交機後每隔 6 個月 固定跳出一次關懷回訪任務。
□選項 C (固定年度週期)：交機後每年跳出一次關懷回訪任務。